Esta es una pregunta que nos hemos preguntado a menudo en QuestBack. Aquí tenemos algunos consejos para ayudarle a maximizar el número de respuestas.
Defina su grupo objetivo
Decida quién quiere que sea su objetivo en la encuesta. ¿Es la totalidad de la población de su país, sus clientes, un selecto grupo de sus empleados, nuevos clientes, clientes potenciales, o incluso miembros de su club de tenis? Defina exactamente quién debería ser incluido dentro del grupo objetivo.
Información acerca de la encuesta
Cuando distribuya su encuesta, se preciso en su comunicación. Diga a los respondedores por qué has sido elegidos, cuánto tiempo les va llevar responder la encuesta, y el propósito de la encuesta. Esto ayudará a que los respondedores estén concentrados cuando contesten la encuesta.
Ejemplo:
”Estimado cliente,
En nuestro continuo esfuerzo por mejorar nuestro nivel de servicio, estamos realizando una encuesta dirigida a un selecto (o aleatoria selección) grupo de clientes. Su nombre ha sido elegido de nuestra base de datos, y esperamos que nos dedicará 5 minutos en decirnos cómo se siente con nuestra compañía y el nivel de servicio que proporcionamos a nuestros clientes.
Su respuesta será 100% anónima, y al utilizar QuestBack para crear esta encuesta le garantizamos que ud seguirá siendo anónimo.
Si tuviera alguna pregunta acerca de esta encuesta, estaremos encantados de responderle. Por favor, contacte con el Director de Marketing, Jane Doe en jane.doe@company.com (tel. 555 132 132).
Todos los que respondan esta encuesta entrarán en el sorteo de un premio con la posibilidad de ganar un extraordinario regalo de un viaje valorado en xxx €
Muy atentamente
Jane Doe
Company Inc”
Anónimo
Cuando realice una encuesta, en la mayoría de las ocasiones estará interesado en las respuestas, no en los respondedores. Por ello QuestBack recomienda que use la opción anónimo en la mayoría sus encuestas. Es una excelente forma de asegurarse la más honesta respuesta de sus respondedores. Desde un punto de vista técnico, la solución QuestBack está diseñada para permitirle hacer seguimiento de las respuestas y responder a los respondedores sin violar el anonimato de aquéllos que hayan o n hayan respondido.
Uso de incentivos
In encuestas dirigidas a consumidores finales, el uso de incentivos puede ayudar a incrementar el ratio de respuesta. Pero recuerde que para estar seguro el incentivo debe ser relevante para los respondedores. Ofrecer regalos a escoger de, por ejemplo amazon.com podrá ser más adecuado para un grupo de lectores que ofrecer reproductores MP3. Cuando se trate de encuestas internas, los incentivos podrían no ser necesarios. En cualquier caso, asegurarse el apoyo de la alta dirección cuando se realice la encuesta debería incrementar el número de empleados que respondan. Esto puede realizarse si la encuesta es enviada por el CEO, o que la información sea publicada en la intranet, o en una newsletter interna.
¿Cuándo debería enviar un recordatorio?
La mayoría de las personas que responden a una encuesta lo hacen dentro de los cinco o seis días después de recibir la invitación. De modo que el mejor momento para enviar un recordatorio es aproximadamente una semana después de publicar la encuesta. Le recomendamos que preste atención al índice de respuesta en Quest Reporter. Todas las respuestas son grabadas en tiempo real, y en la mayoría de los casos es fácil ver cuando un recordatorio es enviado.
¿Cuánto tiempo debería permanecer activa una encuesta?
Basado en nuestra experiencia, la mayoría de las respuestas son recibidas antes de cinco o seis días después de publicada la encuesta, o en su caso enviado el recordatorio. Pero hay siempre gente que responde después de estos plazos. Por favor, asegúrese que la encuesta continúa activa una o dos semanas después de dichos plazos para evitar que respondedores fuera de plazo se encuentren sin poder participar en la encuesta. Ud podrá siempre generar un informe antes del final real de validez de la encuesta.
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